Для чего нужны смарт-папки и как создать новую смарт-папку
В системе SODIS Building CM для хранения и поиска файлов, документов и задач используются смарт-папки, которые можно создать и настроить для структурирования различных данных.
Смарт-папки — это удобный инструмент для автоматической фильтрации объектов системы SODIS Building CM по определённым признакам.
Смарт-папки используются во всех разделах системы, в том числе «Проекты», «Задачи», «Документы», например:
- задачи по клиентам или подрядчикам/партнёрам;
- задачи подчинённых с группировкой по ФИО;
- задачи по проектам с группировкой по проектам;
- документы в соответствии со своим статусом, например, подписанные/неподписанные документы и пр.;
- задачи-обращения в техническую поддержку — по статусам обращений.
Важно! Правильно настроенные папки помогают быстро получать информацию в удобной форме по нужным срезам — по проектам, по статусам, по ответственным и пр.
Создание смарт-папки
Для создания папки необходимо:
1. Войти в окно создания папки в выбранном разделе главного меню.
2. Назвать папку.
3. Выбрать тип объекта (задача, документ, проект и пр.)- Если не был выбран конкретный тип объекта, система будет показывать только стандартный набор полей в фильтре.
- Если тип объекта был выбран, система покажет дополнительные типы полей, которые относятся к конкретному типу объекта. Например, можно выбрать объект (задачи, документы, проекты) только с определённым статусом.
4. Добавить условия, по которым система автоматически проведет поиск и сформирует заданную выборку, если это необходимо.
При создании смарт-папки пользователь настраивает фильтр, по которому система автоматически проведёт поиск и сформирует выборку.
Фильтр — инструмент, позволяющий сделать выборку по конкретным условиям. Например, условием может быть временной промежуток (год, месяц) или ответственный сотрудник.
5. Задать группировку по полям выбранного объекта.
Группировка служит для автоматического создания подпапок по атрибуту объекта. Можно выбрать несколько атрибутов для группировки. Тогда система будет создавать подпапки по иерархии в зависимости от выбранных для группировки полей объекта.
6. Отметить дополнительные настройки папок.
- Все доступные — возможность отфильтровать в одну папку все объекты (задачи/документы/проекты), к которым пользователь имеет доступ в соответствии со своими правами.
- Добавлять архивные — возможность добавить к активным объектам архивные. Таким образом можно получить набор объектов по определенному проекту или выполненных сотрудником задач (например, за неделю).
- Присылать уведомления об изменениях объектов.
- Только архивные — возможность получить структурированный архив по определённым признакам.
- Только новые/изменённые — возможность сформировать папку с непрочитанными объектами.
- Только просроченные — возможность оперативно определить список объектов, у которых истек срок выполнения.
- Отображать общее количество объектов — отображение общего количества объектов в папке с учётом подпапок.