Назначение администраторов, регистрация пользователей
Первый пользователь системы по умолчанию имеет логин Admin. Пароль задаётся при установке системы. Пользователь Admin является системным и не требует отдельной лицензии.
От лица пользователя Admin необходимо зарегистрировать первого реального пользователя — администратора системы — и продолжить дальнейшую настройку уже от его лица. Системный пользователь Admin останется для работы в экстренных ситуациях.
Для создания администратора системы нужно перейти в раздел «Система», выбрать группу «Сотрудники», нажать кнопку «Новый сотрудник», заполнить форму и поставить галку «Администратор системы».
После этого необходимо выйти из системы и зайти заново под вновь созданным администратором системы.
Администратор системы работает в разделе «Система», который доступен только для пользователей в роли «Администратор системы».
Задачи администратора:
- создать структуру;
- зарегистрировать пользователей;
- убедиться, что пользователи получили письма о регистрации и смогли войти в систему;
- убедиться, что пользователи знают, как самостоятельно изменить пароль.
Структура компании создается в разделе «Подразделения и сотрудники» (пункт «Подразделения»). Наименование подразделения пользователя отображается в дальнейшем при добавлении участника в объект системы (задача, документ и т. п.).
Примечание: рекомендуется полностью либо частично дублировать существующую структуру компании.
Создание подразделения
Пример созданной в системе структуры компании
Окно регистрации пользователя
При создании пользователя администратору необходимо заполнить следующие обязательные поля:
- ФИО,
- имя пользователя (логин),
- e-mail.
Также при создании нового пользователя администратор может заполнить поля раздела «Почтовый ящик» для того, чтобы пользователь имел возможность отправлять письма внешним пользователям через вкладку «Обсуждение» объекта.
Для этого он должен заполнить, помимо обязательных полей, следующее:
- Логин/Пароль ящика (пример: myemail@gmail.com/1234);
- Smtp сервер/Smtp порт (smtp.gmail.com/465);
- Imap сервер/Imap порт (imap.gmail.com/993);
- Подпись.
При необходимости администратору нужно отметить роль пользователя в системе.
Остальную информацию пользователь может добавить или изменить самостоятельно в своём аккаунте в пункте «Настройки».
Примечание: до начала регистрации лучше уточнить у пользователя, какой почтовый адрес он планирует использовать при работе в системе. При создании нового пользователя ему будет отправлено автоматическое почтовое уведомление с адресом системы, логином и паролем. Пароль формируется автоматически. Именно на этот адрес будут приходить все уведомления из системы. Для удобства рекомендуется использовать в качестве логина почтовый адрес пользователя до значка @. Например, логин alexeev при используемом адресе почты alexeev@company.ru.
Системные роли пользователей:
- Обычный пользователь. Роль по умолчанию, если не стоит ни одной галочки.
- Руководитель. Имеет доступ к просмотру объектов пользователей подразделения, в котором он является руководителем, а также нижележащих по иерархии подразделений. В одном подразделении может быть только один пользователь с правом «Руководитель».
- Блокирован. Доступ в систему для такого пользователя будет недоступен. Ранее выполненные действия пользователя сохраняются.
- Администратор системы. Имеет полный доступ ко всем объектам системы, может настраивать и изменять параметры системы и взаимодействия объектов.
При удалении пользователя он автоматически попадает в папку «Уволенные».