Работа с версиями документов. Проверка актуальности документа. QR-коды
Зачем нужны редакции документа?
QR-коды и замечания к редакциям
Что такое редакция документа?
В SODIS Building CM каждый технический документ имеет редакции. Первая редакция документа создается сразу вместе с документом. После того, как документ прошел согласование и подписан (утверждён) редакция документа принимает статус "Актуальный" и автоматически появляется в папках у пользователей, которые имеют к этому отношение. Пользователи не имеют возможности вносить изменения в актуальные и старые редакции документа. Редакция - это "слепок" документа после каждого его утверждения.
При каждом новом согласовании документа автоматически создаются новые редакции со статусом "Черновик". После утверждения документа, новая редакция становится актуальной (принимает статус "Актуальный"), а старая редакция становится неактуальной (принимает статус "Неактуальный"). Папки с документами у соответствующих пользователей обновляются автоматически. Таким образом пользователи имеют доступ всегда к актуальным редакциям.
Зачем нужны редакции документа?
Редакции документа позволяют пользователям:
- определять с какой версией документа они работают, и является ли данная версия актуальной;
- отслеживать историю разработки документа и видеть кто, когда и какие изменения вносил;
- отследивать историю выдачи и снятия замечаний (какие замечания к каким редакциям были выданы и когда были сняты);
- быть уверенными, что в документ после его подписания не внесли изменения (пользователи не имеют права вносить изменения в редакции документов).
QR-коды и замечания к редакциям
Для каждой редакции система автоматически генерируется титульный лист с индивидуальным QR-кодом. При сканировании данного QR-кода пользователь имеет возможность проверить статус редакции и получить доступ к актуальной версии документа.
После того как документ подписан и редакция документа становится актуальной, система публикует в редакцию документа сводный перечень замечаний с ответами, которые были получены к этой редакции документа. Таким образом, в системе аккумулируется информация не только по версиям документа, но и по замечаниям, которые были выданы к конкретным редакциям документа.
Статусы редакций
Каждая редакция в определенный момент времени имеет один из следующих статусов
- "Черновик" - вновь созданная редакция документа, которая ни разу не была утверждена (подписана);
- "Актуальная" - означает что данная редакция является последней утвержденной редакцией;
- "Актуальная, но готовится новая редакция" - означает что данная редакция является последней утвержденной редакцией и в настоящий момент проходит согласование новая редакция документа;
- "Неактуальная" - означает, что редакция ранее была утверждена, но имеется уже более новая утвержденная редакция.