Создание документа осуществляется в разделе «Документы» через кнопку «+» в верхней части экрана списочного вида или в нижней части экрана табличного вида.
Кнопка создания нового документа
Для создания карточки (документа) нужно выбрать тип документа, заполнить поля и прикрепить файлы с текстом самих документов. Как правило, в процессе согласования это файлы редактируемых форматов типа *.doc, а после согласования в окончательном варианте это файлы в формате *.pdf.
Окно карточки документа
Обязательность заполнения полей определяется для каждого типа документа индивидуально. Её задаёт администратор в зависимости от регламентов делопроизводства компании. Если при регистрации карточки документа были заполнены не все обязательные поля, система сообщит об этом.
Предупреждение системы о незаполненном обязательном поле
Пользователь, регистрирующий карточку документа, автоматически становится его автором и может контролировать процесс работы с документом.
Документ может быть автоматически направлен на согласование нужным лицам после регистрации, если администратор настроил соответствующий маршрут. Если маршрут не настроен, можно самостоятельно отправить документ на согласование или подписание через меню «Ещё» после регистрации карточки.
Отправка документа на согласование
Документ на согласование можно отправлять любое количество раз. При этом список этапов согласования во вкладке «Согласование» будет формироваться автоматически.
Также при необходимости можно несколько раз отправлять документ на подписание. При этом система будет информировать, что документ уже был подписан.