Папки — это инструмент для автоматической фильтрации задач, документов, проектов и прочих объектов по определённым признакам.
Создать папку можно через специальный значок основного меню или кликнув правой кнопкой мыши в области папок
Создание папок
Правильно настроенные папки помогают быстро получать информацию в удобной форме по нужным срезам — по проектам, по статусам, по ответственным и пр.
Окно создания папки
Примеры использования папок:
- задачи по клиентам или подрядчикам/партнёрам;
- задачи подчинённых с группировкой по ФИО;
- задачи по проектам с группировкой по проектам;
- документы в соответствии со своим статусом. Например, подписанные/неподписанные документы или подготовленные/неподготовленные коммерческие предложения и пр.;
- задачи-обращения в техподдержку — по статусам обращений.
Пример настроенных папок
Для создания папки необходимо:
- войти в окно создания папки в выбранном разделе главного меню;
- назвать папку;
- выбрать тип объекта (задача, документ, проект и пр.);
- если нужно — добавить условия, по которым система автоматически проведет поиск и сформирует заданную выборку;
- задать группировку по полям выбранного объекта. В этом случае в создаваемой папке появятся подпапки в соответствии с выбранными в группировке полями;
- отметить нужные параметры: Все доступные, Добавлять архивные и пр.;
- сохранить.
Фильтр — инструмент, позволяющий сделать выборку по конкретным условиям. Например, условием может быть временной промежуток (год, месяц) или конкретный сотрудник (ответственный).
Пример настройки папки
Если не был выбран конкретный тип объекта, система будет показывать только стандартный набор полей в фильтре. Если тип объекта был выбран, система покажет дополнительные типы полей, которые относятся к конкретному типу объекта. Например, можно выбрать объект (задачи, документы, проекты) только с определённым статусом.
Группировка служит для автоматического создания подпапок по атрибуту объекта. Можно выбрать несколько атрибутов для группировки. Тогда система будет создавать подпапки по иерархии в зависимости от выбранных для группировки полей объекта.
Выбор группировки
Многоуровневая группировка папок
Дополнительные настройки папок:
- Все доступные — возможность отфильтровать в одну папку все объекты (задачи/документы/проекты), к которым пользователь имеет доступ в соответствии со своими правами.
- Добавлять архивные — возможность добавить к активным объектам архивные. Таким образом можно получить набор объектов по определенному проекту или выполненных сотрудником задач (например, за неделю).
- Присылать уведомления об изменениях объектов.
- Только архивные — возможность получить структурированный архив по определённым признакам.
- Только новые/изменённые — возможность сформировать папку с непрочитанными объектами.
- Только просроченные — возможность оперативно определить список объектов, у которых истек срок выполнения.
- Отображать общее количество объектов — отображение общего количества объектов в папке с учётом подпапок.