В системе Lement Pro создаются электронные аналоги реальных документов — регистрационные карточки с прикреплёнными файлами (любое количество) документов (любой тип — текст, чертёж, таблица). Список полей и набор вкладок для каждой карточки определяется администраторами системы в соответствии с регламентом документооборота в компании. Работа с документами в системе аналогична работе с задачами.
Карточка документа
Возможности, которые доступны пользователям Lement Pro при работе с документами:
- создание документа;
- редактирование документа через кнопку «Карандаш» или контекстное меню;
- создание резолюции (задачи или проекта по исполнению документа) через кнопку «Ещё» или контекстное меню;
- отправка документа на согласование или подписание через кнопку «Ещё» или контекстное меню;
- отправка документа в архив через кнопку «Ещё» или контекстное меню;
- генерация файлов на основе шаблонов через кнопку «Ещё», контекстное меню или автоматически (в схеме маршрута).
Доступные действия по документу
- Когда документ получен на согласование или доступ к нему предоставлен после всех действий с документом, появляются следующие возможности:
- отправка сообщений по документу с файлами, удаление или редактирование своего последнего сообщения (кроме системных сообщений);
- статистика ознакомления с сообщениями через кнопку «Статистика» в правом верхнем углу каждого сообщения;
- цитирование сообщения или части сообщения через кнопку «Ответить» в правом верхнем углу каждого сообщения.
Если по документу происходят какие-либо изменения (добавление новых сообщений, изменение описания и пр.), это отмечается соответствующими признаками:
- рядом с иконкой пункта меню документа появляется цифра на розовом фоне, которая показывает количество обновленных документов;
- в папках также появляются цифры: 1) цифра на розовом фоне показывает количество документов в папке, по которым произошли изменения; 2) серая цифра — общее количество документов в папке, если для папки включена соответствующая галочка по отображению количества задач в папке;
- новые сообщения в ленте переписки также выделяются цветом.
Если администратор Lement Pro не предоставил вам дополнительные права, вы сможете видеть в системе только те документы, в которых вы являетесь автором или присутствуете в цепочке участников рассмотрения документа.
Пример процесса согласования